Presentasi for Tata Krama

Seorang sekretaris yang baik ialah orang yang menjadi panutan karena penuh daya kreasi, tidak cepat putus asa, memecahkan masalah senantiasa dengan menggunakan akal sehat, sehingga masalah dipecahkan dengan tepat dalam hubungan yang logis. Selain itu seorang sekretaris yang baik juga harus mau berkomunikasi dengan siapa saja dan berusaha untuk memberi kesan yang terbaik kepada siapa saja yang berhubungan dengannya, agar tercipta suatu keharmonisan dalam bekerja sama sehingga menguntungkan baik bagi diri sendiri maupun organisasi yang diwakilinya.

Untuk menciptakan suatu keharmonisan dalam bekerja sama, maka dalam berkomunikasi seorang sekretaris harus dilandasi dengan tata krama, yaitu norma atau kebiasaan yang mengatur sopan santun dalam bersikap. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu mengetahui sikap-sikap apa saja yang baik menurut tata krama yang berlaku dilingkungan kerjanya. Berikut sikap-sikap yang perlu ditunjukkan atau dilakukan terhadap orang-orang yang berada dilingkungan kerjanya.

A.      Sikap terhadap Rekan Kerja

a.       Bersikap baik dan bersahabat dalam melaksanakan koordinasi

b.      Menghindarkan ucapan yang tidak sopan

c.       Menghindarkan sikap dan ucapan yang bernada bermusuhan

d.      Menjauhi sikap berprasangkan buruk terhadap atasan dan teman

e.      Tidak membicarakan kelemahan atasan dan teman didepan umum

B.      Sikap terhadap Atasan

a.       Menghindari sikap menolak tugas yang menjadi tanggung jawabnya

b.      Tidak bersikap mengambil kebijakan melampaui atasan dalam hal menyangkut suatu keputusan

c.       Tidak bersikap mengambil muka dan mengorbankan teman sekerja

d.      Mengusahakan agar atasan selalu memperoleh informasi yang benar

e.      Menunjukkan kerja sama yang baik, jujur dan penuh pengabdian

f.        Menghargai tanggung jawab, wewenang dan kebijakan atasan

C.      Sikap terhadap Bawahan

a.       Tidak bersikap terlallu lugas dan suka membual

b.      Tidak menjanjikan hal-hal yang kiranya tidak dapat dipenuhi

c.       Tidak mengkhianati kepercayaan yang diberikan oleh bawahan

d.      Bersikap bijaksana dalam mengambil suatu keputusan

e.      Bersikap terbuka dan transparan dengan menerima dan menampung pengaduan dan keluhan bawahannya

f.        Menerima dan bijaksana segala kritik dan saran-saran yang sifatnya membangun

D.      Tamu atau masyarakat umum

 Melayani customer

Berikut ini adalah 12 cara untuk memenangkan hati pelanggan:

1.      Etika dan moralitas

Pimpinan dan karyawan di perusahaan wajib memiliki komitmen yang konsisten, untuk bersikap loyal kepada pelanggan melalui etika dan moralitas pelayanan.

2.      Pikiran dan emosi

Pimpinan dan karyawan wajib menunjukkan sikap baik terhadap setiap pikiran dan emosi pelanggan. Lalu, mampu manfaatkan pikiran dan emosi pelanggan tersebut, sebagai solusi untuk memberikan kualitas dan pelayanan terbaik.

3.      Kekuatan dan kelemahan

Pimpinan dan karyawan wajib menguasai setiap kekuatan dan kelemahan dalam hubungannya dengan pelanggan. Lalu, secara profesional memfokuskan diri untuk memperkuat setiap kekuatannya menjadi sebuah ciri pelayanan yang hebat, dan mempelajari setiap kelemahan yang ada untuk dijadikan sebagai kekuatan baru dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

4.      Kepemimpinan yang melayani

Pelayanan terbaik hanya dapat diwujudkan melalui keteladanan para pemimpin di semua level perusahaan. Di mana, keteladanan ini harus diperlihatkan dalam wujud karakter dan sikap baik untuk memberikan yang terbaik buat pelanggan.

5.      Gaya dan disiplin pelayanan

 Pimpinan dan karyawan harus fokus kepada gaya dan disiplin pelayanan yang sesuai dengan pikiran, kebutuhan, dan emosi pelanggan. Jadi, sebelum menyusun strategi penjualan, perusahaan harus memiliki gaya dan disiplin pelayanan yang terfokus kepada emosi, pikiran, dan kebutuhan pelanggan.

6.      Menjual secara terhormat

Perusahaan terbaik akan memenangkan hati pelanggannya secara utuh. Hal ini bisa terjadi, bila perusahaan bertindak jujur, terbuka, adil, bertanggung jawab, dan penuh empati dalam memberikan kualitas produk terbaik, harga terbaik, dan kualitas pelayanan tercemerlang kepada pelanggan.

7.      Tidak melawan keinginan pelanggan

Pelanggan adalah penghasil nilai tambah bisnis, dan bisnis yang ditinggalkan pelanggannya akan menjadi lemah dan mati. Untuk itu, arahkan semua energi perusahaan untuk fokus pada keinginan pelanggan. Lalu, maksimalkan keuntungan perusahaan dengan cara mengalirkan semua kebutuhan, manfaat, dan kebaikan kepada mind set pelanggan.

8.      Gunakan pengetahuan dan keterampilan

Pimpinan dan karyawan wajib menggunakan pengetahuan dan keterampilannya, untuk memahami isi hati dan isi pikiran pelanggan. Jadi, saat beradapan dengan pelanggan, pemimpin dan karyawan sudah mengenali watak pelanggan dengan cerdas. Lalu, tinggal menggunakan pengetahuan dan keterampilan yang jitu untuk menaklukkan watak si pelanggan dengan sikap baik.

9.      Pelayanan yang cepat dan tepat waktu

Pimpinan dan karyawan wajib bertindak untuk memberikan pelayanan sempurna yang cepat dan tepat waktu. Cepat bukan berarti melayani pelanggan secara tergesa-gesa, tapi memberikan kualitas pelayanan tercemerlang dengan cara-cara profesional yang bijaksana.

10.  Membujuk pelanggan dengan konsep yang hebat

Perusahaan harus memulai setiap proses pelayanan pelanggannya dengan konsep yang sederhana, jelas, dan pro pada kenyamanan dan kebahagiaan pelanggan. Konsep pelayanan tidak hanya sekedar bersifat membangun relasi yang hebat, tapi juga harus bersifat kolaborasi yang hebat dengan pelanggan.

11.  Energi positif dalam karakter

Pimpinan dan karyawan wajib mengisi energi positif ke dalam karakter dan sikap masing-masing. Di mana, energi positif ini harus mengembangkan emosi batin menjadi lebih cerdas dan lebih baik, mengembangkan pikiran menjadi lebih kreatif dan lebih positif, dan membangun tubuh menjadi lebih sehat dan lebih berdaya tahan dalam melayani setiap kebutuhan pelanggan.

12.  Totalitas bahasa tubuh

Pemimpin dan karyawan wajib melatih bahasa tubuhnya, untuk bisa menggambarkan ketulusan dan keikhlasan dalam memberikan segala kebaikan kepada pelanggan. Totalitas bahasa tubuh harus bisa memberikan gambaran kebaikan kepada pelanggannya. Hanya para pelayan pelanggan berkarakter positif yang bisa merebut hati para pelanggannya.

http://exzma.blogspot.com/

 Berikut ada beberapa trik atau cara dalam melayani pelanggan dengan baik :

1.      Pusatkan perhatian pada pelanggan;

·      Mendengarkan dengan penuh perhatian dan jangan sekali-kali memotong pembicaraan;

·      Perhatikan sikap tubuh anda, bertindak secara tenang dan rileks;

·      Menatap mata pelanggan anda pada saat berbicara dan tersenyum;

·      Perhatikan ekspresi wajah anda, dan selalu tampilkan senyum anda;

·      Menanggapi pembicaraan pelanggan apabila pelanggan mengharapkan tanggapan anda;

·      Perhatikan nada bicara anda, jangan terlalu rendah (kurang percaya diri) atau terlalu tinggi (kesal, marah dan emosi);

·      Menempatkan kepentingan pelanggan pada nomor satu dan orang lain, seperti rekan sekerja dan pimpinan pada prioritas berikutnya, apabila sedang melayani pelanggan.

2.      Memberikan pelayanan yang efisien;

·      Melayani pelanggan berikutnya segera setelah selesai dengan pelanggan pertama;

·      Pergunakan waktu seakurat mungkin;

·      Berbicara seperlunya pada pelanggan;

·      Merencanakan apa yang selanjutnya akan dilakukan;

·      Memberikan tindak lanjut pelayanan sampai tuntas;

·      Menjawab pertanyaan pelanggan secara singkat, tepat, cepat dan tidak bertele-tele.

3.      Meningkatkan perasaan harga diri pelanggan;

·      Mengenali kehadiran pelanggan dengan segera;

·      Selalu menggunakan nama pelanggan sesering mungkin;

·      Tidak menggurui pelanggan, bagaimanapun pandainya anda;

·      Memuji dengan tulus dan memberikan penghargaan kepada pelanggan;

·      Memperlakukan pelanggan sebagai orang dewasa.

4.      Membina hubungan baik dengan pelanggan ;

·      Mendengarkan apa yang disampaikan oleh pelanggan tanpa memotong pembicaraan;

·      Menunjukkan simpati dan berbicara dengan penuh perasaan, untuk menunjukkan bahwa anda mengerti dan memahami perasaan pelanggan;

·      Mempersilakan pelanggan menanggapi dan berusaha menyelesaikan masalahnya.

5.      Dapat menentukan apa keinginan pelanggan ;

·      Menanyakan kepada pelanggan;

·      Mengulangi kembali apa keinginan pelanggan, kemudian menarik inti dari apa yang dikatakannya.

6.      Mengalihkan pelayanan ke orang lain ;

·      Bila seorang pelanggan meminta pelayanan di luar kemampuan anda, cara terbaik adalah mengalihkan pelayanan tersebut kepada orang lain yang lebih mampu. Dengan pengalihan tersebut akan terlihat bahwa perusahaan/bisnis anda telah bekerja dengan profesional;

·      Setelah mengetahui keinginan pelanggan, anda menjelaskan kepadanya sambil meminta maaf bahwa anda tidak mampu melayaninya, karena orang lain akan lebih baik melayaninya;

·      Hal ini juga harus dijelaskan dihadapan orang yang hendak menggantikan anda. Perkenalkan orang tersebut kepada pelanggan.

Dampak Negatif Jika seorang sekretaris tidak bertata krama dengan baik
Referensi -->> http://infoduniabk.blogspot.com/2011/11/pentingnya-tata-krama-dalam-bergaul.html

Perilaku atau sikap tersebut ditunjukkan, karena tugas pekerjaan sebagian besar berhubungan dengan manusia terutama dengan pimpinan, rekan kerja, bawahan dan tamu atau masyarakat umumnya. Dan tugas pekerjaan sekretaris juga tidak akan berjalan dengan baik dan lancar tanpa adanya hubungan yang harmonis atau baik diantara sesama pimpinan,  rekan kerja, bawahan, tamu atau masyarakat umum.

Mengapa penting?

Karena seorang sekretaris merupakan representasi sebuah perusahaan dan sebagai garda terdepan ketika menerima tamu (pihak luar) yang datang ke perusahaan.

Jika penampilan, attitude, tata krama dan etiket seorang sekretaris sangat baik, maka semua orang yang datang ke perusahaan tersebut akan merasa dihargai dan diperlakukan sebaik-baiknya sehingga memudahkan pengurusan apa pun dengan perusahaan yang bersangkutan.

Sebaliknya, jika seorang sekretaris tidak bersikap sopan dan tata kramanya buruk, maka kemungkinan besar akan sulit mendapatkan penghargaan dari pihak lain terhadap eksistensi perusahaan yang bersangkutan..  http://www.prsekolah.com/tugas/94964

Daftar animasi

Daftar Background