For Presentasi

http://www.gambaranimasi.org/cat-halaman-depan-dan-beranda-530.htm

background proffessional

PENAMPILAN YANG IDEAL BAGI SEKRETARIS

PENAMPILAN YANG IDEAL BAGI SEKRETARIS

penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai penampilan diri seorang sekretaris, ada beberapa factor yang mempengaruhi penampilan diri yang prima dan terus terjaga.Beberapa factor tersebut adalah

1. Pembawaan lahir.Keadaan diri sendiri yang merupakan adalah bentuk wajah,keadaan postur tubuh dan warna kulit.Untuk memperbaiki penampilan diri sebaiknya harus menerima keadaan diri sendiri sebagaiman adanya dan mencintai diri sendiri.
2. Kesehatan fisik dan mental.Agar memperoleh kesehatan fisik dan mental maka makan cukup gizi dan membiasakan berolahraga secara teratur.
3. Kebersihan Pribadi merupakan faktor penunjuang untuk mempertahankan kesehatan sekaligus penampilan diri.
4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan, faktor tersebut mempengaruhi penampilan terutama dalam hal selera.

C. Penampilan Seorang Sekretaris

Yang pertama dilihat atau diperhatikan oleh orang lain adalah bagaiman penampilan kita, karena penampilan menentukan bagaimana perasaan kita tentang diri sendiri.Ada kalimat,”Apabila kita yakin akan penampilan kita sendiri,maka kita pun akan merasa nyaman”…When you look good you feel good…”. Karena untuk menjadi sekretaris professional dan sukses,tampilah dengan gaya keberhasilan setiap hari,karena Anda tidak akan lagi mempunyai kesempatan mengalami “Kesan Pertama”. (La Rose:102).

Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang. Penampilan diri juga akan memberikan suatu kesan bagi orang lain.  Oleh karena itu grooming mempunyai hubungan yang sangat erat dengan sekretaris. Apabila anda ingin menjadi sekretaris yang baik maka anda juga harus mempunyai penampilan diri dan kepribadian yang baik juga atau dalam istilah bahasa inggrisnya "well groomed". Penampilan diri yang baik dapat mencerminkan kepribadian seseorang yang dapat dilihat dari ucapan dan perbuatannya.

Perlunya grooming atau penampilan diri yang baik dari seorang sekretaris dalam memberikan pelayanan kerja bagi pimpinan terutama relasi atau rekan kerja yang akan mementukan keberhasilan. Sekretaris harus mempunyai daya tarik yang dapat membuat orang memberikan kesan yang positif. Untuk itu sekretaris harus mengetahui prinsip yang harus didiketahui dalam berpenampilan menarik.

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.

D. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya

Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Tata cara berdandan 

  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.

2. Tata Rambut

Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

3. Tata  cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.

4. Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 

Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada kepribadian diri dari diri nya. Tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris, namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Ciri-ciri dari seorang sekretaris yang ideal adalah sebagai berikut:

1. Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10. Pandai berbicara di depan publik
11. Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik

E. Kesimpulan

Penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang memandangnya. Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian seseorang Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.Penampilan seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal yaitu dari tata cara berdandan, tata rambut, tata cara berpakaian dan gaya atau perilaku dari sorang sekretaris itu sendiri. 

Presentasi for Tata Krama

Seorang sekretaris yang baik ialah orang yang menjadi panutan karena penuh daya kreasi, tidak cepat putus asa, memecahkan masalah senantiasa dengan menggunakan akal sehat, sehingga masalah dipecahkan dengan tepat dalam hubungan yang logis. Selain itu seorang sekretaris yang baik juga harus mau berkomunikasi dengan siapa saja dan berusaha untuk memberi kesan yang terbaik kepada siapa saja yang berhubungan dengannya, agar tercipta suatu keharmonisan dalam bekerja sama sehingga menguntungkan baik bagi diri sendiri maupun organisasi yang diwakilinya.

Untuk menciptakan suatu keharmonisan dalam bekerja sama, maka dalam berkomunikasi seorang sekretaris harus dilandasi dengan tata krama, yaitu norma atau kebiasaan yang mengatur sopan santun dalam bersikap. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu mengetahui sikap-sikap apa saja yang baik menurut tata krama yang berlaku dilingkungan kerjanya. Berikut sikap-sikap yang perlu ditunjukkan atau dilakukan terhadap orang-orang yang berada dilingkungan kerjanya.

A.      Sikap terhadap Rekan Kerja

a.       Bersikap baik dan bersahabat dalam melaksanakan koordinasi

b.      Menghindarkan ucapan yang tidak sopan

c.       Menghindarkan sikap dan ucapan yang bernada bermusuhan

d.      Menjauhi sikap berprasangkan buruk terhadap atasan dan teman

e.      Tidak membicarakan kelemahan atasan dan teman didepan umum

B.      Sikap terhadap Atasan

a.       Menghindari sikap menolak tugas yang menjadi tanggung jawabnya

b.      Tidak bersikap mengambil kebijakan melampaui atasan dalam hal menyangkut suatu keputusan

c.       Tidak bersikap mengambil muka dan mengorbankan teman sekerja

d.      Mengusahakan agar atasan selalu memperoleh informasi yang benar

e.      Menunjukkan kerja sama yang baik, jujur dan penuh pengabdian

f.        Menghargai tanggung jawab, wewenang dan kebijakan atasan

C.      Sikap terhadap Bawahan

a.       Tidak bersikap terlallu lugas dan suka membual

b.      Tidak menjanjikan hal-hal yang kiranya tidak dapat dipenuhi

c.       Tidak mengkhianati kepercayaan yang diberikan oleh bawahan

d.      Bersikap bijaksana dalam mengambil suatu keputusan

e.      Bersikap terbuka dan transparan dengan menerima dan menampung pengaduan dan keluhan bawahannya

f.        Menerima dan bijaksana segala kritik dan saran-saran yang sifatnya membangun

D.      Tamu atau masyarakat umum

 Melayani customer

Berikut ini adalah 12 cara untuk memenangkan hati pelanggan:

1.      Etika dan moralitas

Pimpinan dan karyawan di perusahaan wajib memiliki komitmen yang konsisten, untuk bersikap loyal kepada pelanggan melalui etika dan moralitas pelayanan.

2.      Pikiran dan emosi

Pimpinan dan karyawan wajib menunjukkan sikap baik terhadap setiap pikiran dan emosi pelanggan. Lalu, mampu manfaatkan pikiran dan emosi pelanggan tersebut, sebagai solusi untuk memberikan kualitas dan pelayanan terbaik.

3.      Kekuatan dan kelemahan

Pimpinan dan karyawan wajib menguasai setiap kekuatan dan kelemahan dalam hubungannya dengan pelanggan. Lalu, secara profesional memfokuskan diri untuk memperkuat setiap kekuatannya menjadi sebuah ciri pelayanan yang hebat, dan mempelajari setiap kelemahan yang ada untuk dijadikan sebagai kekuatan baru dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

4.      Kepemimpinan yang melayani

Pelayanan terbaik hanya dapat diwujudkan melalui keteladanan para pemimpin di semua level perusahaan. Di mana, keteladanan ini harus diperlihatkan dalam wujud karakter dan sikap baik untuk memberikan yang terbaik buat pelanggan.

5.      Gaya dan disiplin pelayanan

 Pimpinan dan karyawan harus fokus kepada gaya dan disiplin pelayanan yang sesuai dengan pikiran, kebutuhan, dan emosi pelanggan. Jadi, sebelum menyusun strategi penjualan, perusahaan harus memiliki gaya dan disiplin pelayanan yang terfokus kepada emosi, pikiran, dan kebutuhan pelanggan.

6.      Menjual secara terhormat

Perusahaan terbaik akan memenangkan hati pelanggannya secara utuh. Hal ini bisa terjadi, bila perusahaan bertindak jujur, terbuka, adil, bertanggung jawab, dan penuh empati dalam memberikan kualitas produk terbaik, harga terbaik, dan kualitas pelayanan tercemerlang kepada pelanggan.

7.      Tidak melawan keinginan pelanggan

Pelanggan adalah penghasil nilai tambah bisnis, dan bisnis yang ditinggalkan pelanggannya akan menjadi lemah dan mati. Untuk itu, arahkan semua energi perusahaan untuk fokus pada keinginan pelanggan. Lalu, maksimalkan keuntungan perusahaan dengan cara mengalirkan semua kebutuhan, manfaat, dan kebaikan kepada mind set pelanggan.

8.      Gunakan pengetahuan dan keterampilan

Pimpinan dan karyawan wajib menggunakan pengetahuan dan keterampilannya, untuk memahami isi hati dan isi pikiran pelanggan. Jadi, saat beradapan dengan pelanggan, pemimpin dan karyawan sudah mengenali watak pelanggan dengan cerdas. Lalu, tinggal menggunakan pengetahuan dan keterampilan yang jitu untuk menaklukkan watak si pelanggan dengan sikap baik.

9.      Pelayanan yang cepat dan tepat waktu

Pimpinan dan karyawan wajib bertindak untuk memberikan pelayanan sempurna yang cepat dan tepat waktu. Cepat bukan berarti melayani pelanggan secara tergesa-gesa, tapi memberikan kualitas pelayanan tercemerlang dengan cara-cara profesional yang bijaksana.

10.  Membujuk pelanggan dengan konsep yang hebat

Perusahaan harus memulai setiap proses pelayanan pelanggannya dengan konsep yang sederhana, jelas, dan pro pada kenyamanan dan kebahagiaan pelanggan. Konsep pelayanan tidak hanya sekedar bersifat membangun relasi yang hebat, tapi juga harus bersifat kolaborasi yang hebat dengan pelanggan.

11.  Energi positif dalam karakter

Pimpinan dan karyawan wajib mengisi energi positif ke dalam karakter dan sikap masing-masing. Di mana, energi positif ini harus mengembangkan emosi batin menjadi lebih cerdas dan lebih baik, mengembangkan pikiran menjadi lebih kreatif dan lebih positif, dan membangun tubuh menjadi lebih sehat dan lebih berdaya tahan dalam melayani setiap kebutuhan pelanggan.

12.  Totalitas bahasa tubuh

Pemimpin dan karyawan wajib melatih bahasa tubuhnya, untuk bisa menggambarkan ketulusan dan keikhlasan dalam memberikan segala kebaikan kepada pelanggan. Totalitas bahasa tubuh harus bisa memberikan gambaran kebaikan kepada pelanggannya. Hanya para pelayan pelanggan berkarakter positif yang bisa merebut hati para pelanggannya.

http://exzma.blogspot.com/

 Berikut ada beberapa trik atau cara dalam melayani pelanggan dengan baik :

1.      Pusatkan perhatian pada pelanggan;

·      Mendengarkan dengan penuh perhatian dan jangan sekali-kali memotong pembicaraan;

·      Perhatikan sikap tubuh anda, bertindak secara tenang dan rileks;

·      Menatap mata pelanggan anda pada saat berbicara dan tersenyum;

·      Perhatikan ekspresi wajah anda, dan selalu tampilkan senyum anda;

·      Menanggapi pembicaraan pelanggan apabila pelanggan mengharapkan tanggapan anda;

·      Perhatikan nada bicara anda, jangan terlalu rendah (kurang percaya diri) atau terlalu tinggi (kesal, marah dan emosi);

·      Menempatkan kepentingan pelanggan pada nomor satu dan orang lain, seperti rekan sekerja dan pimpinan pada prioritas berikutnya, apabila sedang melayani pelanggan.

2.      Memberikan pelayanan yang efisien;

·      Melayani pelanggan berikutnya segera setelah selesai dengan pelanggan pertama;

·      Pergunakan waktu seakurat mungkin;

·      Berbicara seperlunya pada pelanggan;

·      Merencanakan apa yang selanjutnya akan dilakukan;

·      Memberikan tindak lanjut pelayanan sampai tuntas;

·      Menjawab pertanyaan pelanggan secara singkat, tepat, cepat dan tidak bertele-tele.

3.      Meningkatkan perasaan harga diri pelanggan;

·      Mengenali kehadiran pelanggan dengan segera;

·      Selalu menggunakan nama pelanggan sesering mungkin;

·      Tidak menggurui pelanggan, bagaimanapun pandainya anda;

·      Memuji dengan tulus dan memberikan penghargaan kepada pelanggan;

·      Memperlakukan pelanggan sebagai orang dewasa.

4.      Membina hubungan baik dengan pelanggan ;

·      Mendengarkan apa yang disampaikan oleh pelanggan tanpa memotong pembicaraan;

·      Menunjukkan simpati dan berbicara dengan penuh perasaan, untuk menunjukkan bahwa anda mengerti dan memahami perasaan pelanggan;

·      Mempersilakan pelanggan menanggapi dan berusaha menyelesaikan masalahnya.

5.      Dapat menentukan apa keinginan pelanggan ;

·      Menanyakan kepada pelanggan;

·      Mengulangi kembali apa keinginan pelanggan, kemudian menarik inti dari apa yang dikatakannya.

6.      Mengalihkan pelayanan ke orang lain ;

·      Bila seorang pelanggan meminta pelayanan di luar kemampuan anda, cara terbaik adalah mengalihkan pelayanan tersebut kepada orang lain yang lebih mampu. Dengan pengalihan tersebut akan terlihat bahwa perusahaan/bisnis anda telah bekerja dengan profesional;

·      Setelah mengetahui keinginan pelanggan, anda menjelaskan kepadanya sambil meminta maaf bahwa anda tidak mampu melayaninya, karena orang lain akan lebih baik melayaninya;

·      Hal ini juga harus dijelaskan dihadapan orang yang hendak menggantikan anda. Perkenalkan orang tersebut kepada pelanggan.

Dampak Negatif Jika seorang sekretaris tidak bertata krama dengan baik
Referensi -->> http://infoduniabk.blogspot.com/2011/11/pentingnya-tata-krama-dalam-bergaul.html

Perilaku atau sikap tersebut ditunjukkan, karena tugas pekerjaan sebagian besar berhubungan dengan manusia terutama dengan pimpinan, rekan kerja, bawahan dan tamu atau masyarakat umumnya. Dan tugas pekerjaan sekretaris juga tidak akan berjalan dengan baik dan lancar tanpa adanya hubungan yang harmonis atau baik diantara sesama pimpinan,  rekan kerja, bawahan, tamu atau masyarakat umum.

Mengapa penting?

Karena seorang sekretaris merupakan representasi sebuah perusahaan dan sebagai garda terdepan ketika menerima tamu (pihak luar) yang datang ke perusahaan.

Jika penampilan, attitude, tata krama dan etiket seorang sekretaris sangat baik, maka semua orang yang datang ke perusahaan tersebut akan merasa dihargai dan diperlakukan sebaik-baiknya sehingga memudahkan pengurusan apa pun dengan perusahaan yang bersangkutan.

Sebaliknya, jika seorang sekretaris tidak bersikap sopan dan tata kramanya buruk, maka kemungkinan besar akan sulit mendapatkan penghargaan dari pihak lain terhadap eksistensi perusahaan yang bersangkutan..  http://www.prsekolah.com/tugas/94964

Daftar animasi

Daftar Background